Das Wichtigste im Überblick:
- Ein Spesenkonto ist ein Konto für Mitarbeiter, auf dem z.B. Reisekosten durch Auslagen direkt beglichen werden können.
- Ein Spesenkonto kann viel Zeit und bürokratischen Aufwand ersparen.
- Bei einer großen Mitarbeiteranzahl kann der Überblick mit einem Sammelkonto verloren gehen. Einzelne Konten für einzelne Mitarbeiter bieten sich hier an.
- Eine Begrenzung des Verfügungsrahmens ist nicht vorgeschrieben, ist jedoch empfehlenswert.
- Bei einem Mitarbeiterwechsel kann das Geld problemlos wieder zurückgezogen werden und bleibt im Unternehmen.
Hier wird erklärt
Für Unternehmen mit freien Mitarbeitern oder Mitarbeitern im Außendienst bietet es sich an, einzelne Spesenkonten für diese Mitarbeiter zu führen, damit Auslagen für Reisekosten etc. direkt vom Firmenkapital beglichen werden können oder dem Mitarbeiter als Rückerstattung wieder zur Verfügung gestellt werden. Um die bestmöglichste Abrechnungsvariante für das Unternehmen sowie den bzw. die Mitarbeiter zu finden, sind einige Fragen zu klären:
Wird die Rückerstattung von Auslagen auf ein Privatkonto veranlasst oder soll die Bezahlung direkt über z.B. eine Kreditkarte des Unternehmens erfolgen?
Eine direkte Bezahlung von Spesen über eine Kreditkarte des Unternehmens spart Zeit und Aufwand, da nicht erst eine Spesenabrechnung seitens des Mitarbeiters eingereicht, vom Unternehmen überprüft und mittels einer Rückerstattung der Auslagen auf das Privatkonto des Mitarbeiters beglichen werden muss.
Soll ein Spesenkonto für alle Mitarbeiter oder einzelne Verrechnungskonten geführt werden?
Bei größeren Unternehmen mit einer Vielzahl von Mitarbeitern wird die Spesenabrechnung sämtlicher Mitarbeiter in Summe eine Vielzahl von Buchungsposten erfordern. Dabei kann schnell der Überblick über die einzelnen Ausgaben eines bestimmten Mitarbeiters verloren gehen. Daher bietet es sich an, ein einzelnes Verrechnungskonto pro Mitarbeiter zu führen.
Ist eine Begrenzung des Verfügungsrahmens angestrebt?
Bei klassischen Kreditkarten besteht in der Regel ein unbegrenzter Verfügungsrahmen. Besonders bei freien Mitarbeitern und Mitarbeitern im Außendienst ist aber eine Begrenzung des Verfügungsrahmens sinnvoll und schützt das Unternehmen vor einer Verschuldung seitens des Mitarbeiters.
Wird die Bereitstellung von individuellen Beträgen je nach Mitarbeiter oder eines Pauschalbetrags gewünscht?
Ist nicht genügend Guthaben auf dem Konto des betroffenen Verbrauchers vorhanden, um die offenen Schulden auf einmal begleichen zu können, wird das Konto dauerhaft gepfändet. Dauer der Pfändung ist hierbei abhängig davon, wie viel Guthaben monatlich auf das Konto des Schuldners eingeht. Die Art der Geldeingänge ist hierbei nicht relevant. So können beispielsweise auch Kindergeld und Sozialleistungen, die auf das Schuldnerkonto eingezahlt werden, eingezogen werden, wenn dafür keine Erhöhung des Freibetrags vorgenommen wurde.
Falls der Schuldner die Verbindlichkeiten bereits über ein zweites Bankkonto begleichen konnte, wird bei Vorlage einer entsprechenden Bestätigung, die Kontopfändung aufgehoben. In Sonderfällen wird eine Pfändung, die beispielsweise ungerechtfertigt ist, durch die Vollstreckungsbehörde oder einem Richter für ungültig erklärt.
Was passiert mit den Beträgen im Falle eines Wechsels der Mitarbeiter?
Bei Verwendung einer firmeneigenen Kreditkarte kann der zur Verfügung gestellte Betrag bzw. die Kreditkarte wieder zurückgezogen werden. Daher ist bei einem Wechsel eines Mitarbeiters zu einem anderen Unternehmen sichergestellt, dass der bereitgestellte Betrag beim Unternehmen verbleibt.
Tipp
Die Abrechnungskarte von PayCenter bieten sind in diesem Fall an. Das Unternehmen registriert sich und einzelne Mitarbeiter bei PayCenter und erhält ein Sammelkonto, von dem aus die einzelnen Kreditkarten der Mitarbeiter aufgeladen werden können. Die Mitarbeiterkarten können in Echtzeit mit einem individuellen Betrag aufgeladen werden und können an weltweit über 32 Millionen Akzeptanzstellen verwendet werden.
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